Základní charakteristika

Komplexní řešení správy a řízení dokumentů: modulární, otevřený systém, který lze budovat postupně. Základním modulem je Spisová služba, jako příklad dalších modulů lze uvést Elektronickou podatelnu/výpravnu, Elektronickou úřední desku, Avízo, Jednání a usnesení, Smlouvy nebo Úkoly. Spisová služba má vlastní úložiště elektronických dokumentů, je možné její napojení i na robustnější datová úložiště.

Smlouvy

Modul Smlouvy je nadstavbou Spisové služby umožňující evidenci smluv organizace. Smlouva je dalším   typem  objektu  spisové  služby  –  stejně  jako  dokument,   spis,   ukládací  jednotka  apod. V systému je v elektronické podobě evidována jak samotná smlouva, tak její pozdější dodatky.

V procesu vytváření/odsouhlasování smlouvy uvnitř organizace lze využít schvalovacího workflow, které prokazatelně zajistí sledování vývoje konečného znění smlouvy včetně všech jejích verzí.

 

Smlouvy lze vyhledávat dle různých kritérií, nejčastěji se používá vyhledání dle smluvní strany, doby platnosti/účinnosti, odpovědné organizační jednotky nebo fulltextové vyhledání slova (slovního spojení) přímo v textu smlouvy.

 

Výhodné je propojení modulu Smlouvy s modulem Úkoly, kdy lze pro povinnosti vyplývající ze smlouvy na libovolně dlouho dopředu definovat libovolné množství úkolů s určeným termínem plnění. Při blížícím se termínu plnění na daný úkol Spisová služba upozorní s tím, že ze zobrazeného úkolu lze prostřednictvím vazby přejít přímo ke smlouvě, ke které byl úkol založen.

Pokud je systém navíc rozšířem o modul Avízo, dostane příslušný uživatel informaci o blížícím se termínu úkolu vyplývajícího ze smlouvy emailem.

 



Vyzkoušejte
Demo aplikace
Spisová služba

Kontaktní informace

Ing. Alena Drábková - obchodní ředitelka
tel.: +420 466 024 130
e-mail: alena.drabkova@geovap.cz


Přejít do kontaktů